[발언대] 4차산업혁명시대 문서관리 노하우

최종신 파수닷컴 DP사업본부장

최종신 파수닷컴 DP사업본부장

각종 문서들을 잘 관리하고자 하는 노력은 이미 오래 전부터 진행돼 왔다. 특히 기업 및 기관이 전산시스템을 본격적으로 도입한 이후에는 문서관리에 대한 다양한 방법들이 강구돼 왔으며, 그 변천사는 당시의 패러다임을 반영하거나 컴퓨팅 파워의 발전 속도에 따라 전개됐다. 하지만 모든 기업 구성원이 활용도 면에서 만족할만한 솔루션을 찾기 위한 노력은 아직도 계속되고 있다.

최근 사회에 첫 발을 내딛는 직원들은 업무 환경에 다양한 변화와 도전을 겪고 있다. 주된 이유 중 하나는 개인적으로 사용해 오던 IT 서비스의 편리함에 익숙해져 낙후된 기업 전산 환경에 적응을 하지 못하기 때문이다. 포브스가 실시한 한 조사 결과에 따르면 38%의 밀레니엄 세대들은 낙후된 메일과 협업 도구가 혁신을 방해한다고 응답하고 있다. 그들은 입사 전에 SNS 활동을 통해 주도적으로 콘텐츠를 생산해왔다. 이를 커뮤니티의 멤버들과 적극적으로 공유하고 피드백을 주고 받아왔으며, 그룹을 이루어 창의성을 발휘하기에 최적화된 협업 툴을 선별해 활용하는 데 익숙해져 있다.

또 같은 조사에 따르면 새로운 기업 구성원들의 74%는 그룹 단위의 소규모 협업을 선호하며, 82%는 자유로는 의사표현을 수시로 주고받는 협업 방식이 효과적이라고 생각하는 것으로 나타났다. 따라서 현재의 기업들은 문서를 시스템의 정해진 위치에 저장해두는 것을 중심으로 만들어진 과거의 문서 관리 방식으로는 창의적인 업무 진행과 높은 생산성을 이끌어 내기가 어렵다고 느끼고 있다. 만약 자연스러운 업무 흐름 및 의사소통 습관과 상이한 전산시스템을 사용해야 한다면, 활용률이 낮아지는 것은 물론 기업의 경쟁력에도 부정적인 영향이 미칠 것이 분명하다. 또 기존 전산 시스템에 좌절감을 느낀 사용자는 자신이 익숙하게 쓰던 협업용 애플리케이션을 회사에서 사용하기에 이르며 또 다른 유형의 보안 문제를 야기하기도 한다.

최근 인공지능과 IoT 기술을 적극적으로 활용하여 산업 전반의 혁신을 모색하는 이른바 4차 산업혁명이 화두로 떠오르고 있다. 4차 산업혁명의 중심은 기술을 도구로 하여 기존 방식을 바꾸고 새로운 혁신을 통해 생산성을 높이는 데에 있다고 할 수 있다.

통신 환경과 컴퓨팅 파워의 발달로 모든 사물이 센서를 통해 스스로 생성한 데이터를 서버와 통신해 유용한 인포메이션으로 가공되며, 그 결과가 다시 사물의 동작을 통해 더 큰 효용을 가진다. 이처럼 기업 내 문서도 시스템이나 저장소 중심의 설계가 아니라 문서 자체의 독자적인 정보가 일체화되고 사용 시점에 서버와의 데이터를 주고받음으로써 통합적인 관리가 가능한 체계로 관리의 패러다임이 바뀌어야 한다.

또 기존에 문서를 활용하던 사용상 흐름을 그대로 유지하면서 기업이 필요한 문서 관리와 보안을 동시에 만족하는 기능들을 자동화하는 것도 중요하다. 과거처럼 편의성을 담보로 기업이 필요한 보안을 유지하려는 노력은 더이상 환영 받지 못하기 때문이다. 따라서 기존 사용법대로 문서를 열람이나 수정을 한 뒤 저장하기만 해도 최신 버전 업데이트나 백업이 자동으로 되고, 모든 문서 사용 흐름을 파악할 수 있는 인사이트 툴을 제공해주는 것이 최선의 방법이 될 것이다. 앞서 언급한 대로 최근 기업에 새로 합류하는 구성원들은 이미 새로운 패러다임을 받아들일 수 있는 충분한 경험과 마인드를 갖추고 기업에 입사하고 있다. 따라서 더 이상 새로운 변화의 조류를 거부하고 과거의 문서관리 체계를 고수하여, 그들로 하여금 업무 생산성을 높일 수 있는 의지를 꺾을 필요가 없다. 이 점이 이제 더 이상 4차산업혁명 시대에 걸맞은 기업 내의 문서관리 체계 수립을 늦출 수 없는 이유이기도 하다.