[알아봅시다] 전자문서의 효력과 활용기준

각종 민원 증빙서류 발급에 '공인전자주소' 활용
연 1조3000억 비용 절감.. 계약서 작성도 '법적효력'
보증은 전자문서에 의한 의사표시 원천금지
민간 전자문서 활용률 57%.. 비용절감 기대

스마트폰의 대중화로 일상생활에서 종이문서 대신 스마트폰 앱이나 문자(SMS) 등 전자문서 형태로 받는 경우가 크게 늘었습니다. 하지만 여전히 종이문서를 관행적으로 이용하고 있어 사회·경제적으로 막대한 비용이 발생하고 있습니다. 특히 은행은 종이문서에 연간 1조1000억원의 비용을 투입하고 있습니다. 또 영수증(1950억원), 부동산계약(442억원), 민원서비스(124억원) 등을 합쳐 국내에서 종이문서 사용으로 연간 1조3000억원의 경제적 비용을 유발하고 있어 정부는 전자문서를 통해 비용 절감을 꾀하고 있습니다.

현행 '전자문서 및 전자거래 기본법(이하 전자문서법)'에 따르면 전자문서는 정보시스템에 의해 전자적 형태로 작성, 송신, 수신 또는 저장된 정보를 말합니다. 이는 컴퓨터와 같이 연산처리를 하는 정보처리장치에 의해 생성된 디지털 메시지로써 필요에 따라 나중에 재현하거나 열람할 수 있는 전자적 기록을 의미하고 특별한 형식(표준)을 필요로 하지 않습니다.

전자우편(이메일)도 컴퓨터를 이용한 정보처리시스템에 의해 전자적 형태로 작성, 송·수신, 저장된 정보에 해당해 전자문서에 해당합니다. 대법원 판례에 따르면 이메일로 해고통지서를 보낸 사건과 관련 이메일을 전자문서로 인정했습니다. 휴대전화 문자메시지(SMS, MMS), 카카오톡 등 메신저, 한글문서, MS 워드문서, 문서파일(PDF, HTML 등), 동영상, 사진, 음악, SW 등도 광의의 전자문서입니다.

그러나 전자문서법에는 '전자문서라는 이유만으로 문서의 효력을 부인하지 못한다는 원칙'을 규정(제4조 제1항)하면서도 '전자문서로 가능한 문서행위를 열거'(제4조 제3항)하고 있어, 이에 해당하지 않을 경우 전자문서의 효력이 인정되지 않는 것으로 이해할 우려가 있는 등 해석상의 혼란을 낳고 있습니다.

이 때문에 금융권, 유통업계, 공공기관 등에서 전자문서법 해석상의 혼란과 종이문서 위주의 관행으로 전자문서 활용이 어렵다고 지적합니다. 이에 정부에서는 전자문서가 종이문서와 동일한 효력을 인정받기 위한 형식 요건 등을 더 명확히 하기 위해 전자문서법 개정을 추진하고 있습니다. 지난 2월 학계와 실무계의 전문가로 구성된 전자문서법개정위원회를 운영했고, 연내 법률 개정안을 마련할 예정입니다.

현재 전자문서의 효력과 관련 개별 법률상 전자문서의 효력을 인정하는 별도의 규정이 없더라도 전자문서법에 따라 문서의 효력을 인정할 수 있습니다. 종이계약서를 전자계약서로 대체할 수 있고 법적인 효력을 인정받습니다. 계약관계는 원칙적으로 별도의 형식을 요구하지 않으므로 전자문서에 의한 계약서 작성도 가능합니다. 다만, 현행법상 전자문서의 개념은 매우 광범위하므로 모든 형태의 전자문서가 항상 종이문서와 동일한 효력이 인정되는 것은 아닌 것을 유의해야 합니다.

특히 개별 법률상 문서에 의한 의사표시가 요구되는 경우에는 전자문서가 해당 법률에서 요구하는 문서와 동일한 기능을 하는 것으로 인정되는 경우에만 효력이 인정됩니다. 또한 계약의 종류에 따라서는 전자문서에 의한 의사표시가 원천적으로 금지되는 경우(보증의 의사표시)도 있어 주의해야 합니다.

민원서비스 중 인·허가 등 각종 증빙서류가 필요 하거나 빈도수가 적어 별도 시스템을 구축하기가 부담스러운 경우가 있습니다. 이런 경우 활용하는 방안 중 하나는 공인전자주소입니다. 공인전자주소는 송·수신자의 본인 확인과 부인 방지를 보장하고, 전자문서 송·수신의 안정성과 증거력을 보장하는 '공인전자우편주소'를 말합니다. 공인전자주소를 이용해 송·수신된 전자문서의 유통정보는 한국인터넷진흥원에 보관됩니다. 따라서 증명력을 필요로 하는 민원은 공인전자주소를 이용하는 것이 좋은 예라고 할 수 있습니다.

한편, 한국인터넷진흥원이 작년 발표한 민간의 전자문서 활용률은 57.3% 수준입니다. 전자문서 시장규모는 2015년 3조3864억원에서 2020년 4조9756억원으로 연평균 8.0% 성장할 것으로 예상하는 유망 산업분야입니다. 정부가 전자문서 해석을 둘러싼 혼란이 해소되면 전자문서 활용률이 높아져 국내 전자문서 개발 SW기업의 수익 개선이 전망됩니다.

허우영기자 yenny@dt.co.kr